Conciliaciones en Excel con Copilot: Lo ponemos a prueba

Conciliaciones en Excel con Copilot: Lo ponemos a prueba

Conciliaciones en Excel con Copilot: pongo a prueba la aptitud (skill) de conciliación que Copilot trae encendida de serie, con tres casos de contabilidad con cuentas del PGC: el banco (572), los clientes (430) y los saldos entre matriz y filial (433/403). En uno de ellos me entrega un cuadre perfecto a 0,00 € y «CONCILIADO»… sobre un saldo falso.

En el descargable tienes los tres libros de Voltabici para hacer las conciliaciones tú (o pedírselas a Copilot) y un libro de soluciones con el prompt de cada prueba y el resultado bueno, partida a partida.

Lo que haría siempre antes de fiarte de una conciliación
1. Que deje fórmulas, no valores: así puedes seguir cada partida.
2. Que la aptitud de conciliación esté encendida (… → Administrar complementos y aptitudes).
3. Mira de qué lado pone cada partida: una etiqueta bien escrita no garantiza que la fórmula vaya al lado correcto.
4. Un cuadre a 0,00 no prueba nada: comprueba el saldo final contra lo que esperabas.

Capítulos
- 00:00 Cuadra a 0,00… ¿y está bien?
- 00:27 Las aptitudes financieras de Copilot en Excel
- 01:40 Prueba 1: la conciliación bancaria (572)
- 04:26 Los asientos de ajuste con el PGC
- 05:21 Prueba 2: clientes (430) y antigüedad de saldos
- 08:22 Prueba 3: matriz y filial
- 09:21 Sin la aptitud: cuadra a 0,00… con 15.000
- 11:32 Con la aptitud: 13.000
- 13:47 La regla: un cuadre a 0,00 no prueba nada
- 14:44 ¿Qué aptitud pruebo ahora?

Un cuadre a 0,00 que está mal

Le pedí a Copilot que conciliara los saldos entre dos empresas del mismo grupo. La respuesta: conciliado, diferencia cero, con fórmulas y los dos lados iguales. Y el saldo estaba mal.

En este vídeo pongo a prueba las aptitudes de contabilidad que Copilot trae encendidas de serie en Excel con tres conciliaciones de una empresa inventada, Voltabici: el banco (cuenta 572), los clientes (430) y los saldos entre matriz y filial. Dos salen bien. La tercera es la que explica por qué no basta con mirar si la diferencia da cero.

Qué son las aptitudes financieras de Copilot

Desde hace pocos días, en el menú de Copilot en Excel hay una opción para administrar complementos y aptitudes (lo que en inglés llaman plugins y skills). Ahí aparecen dos que vienen activadas por defecto: finanzas y contabilización de cuentas. Dentro de la segunda hay varias aptitudes ya preparadas, y la que se prueba aquí es reconciliation, la de conciliar.

Como vienen encendidas, cualquier petición de contabilidad que le hagas a Copilot ya las está usando, la menciones o no. Así que la pregunta no es si usarlas, sino si te puedes fiar de lo que sale. Un aviso antes de empezar: están pensadas para el plan de cuentas de Estados Unidos, así que en las pruebas le pido expresamente los asientos con el Plan General Contable español.

Prueba 1: la conciliación bancaria (572)

El caso clásico: el mayor de la cuenta 572 Bancos frente al extracto del banco. En los datos hay cinco trampas, las de cualquier mes:

  • una transferencia que el banco carga días después;
  • un cobro que el banco abona el mes siguiente;
  • una comisión y unos intereses que no están en el mayor;
  • un pago contabilizado por 1.530 que el banco cargó por 1.350;
  • una remesa de tres recibos que el banco abona de golpe.

Copilot encuentra las cinco. Separa el cobro pendiente de abono y el pago pendiente de cargo, cruza la remesa con la suma de los tres cobros y llega al saldo ajustado de 18.595,40, el que tenía que salir. Los asientos de ajuste los propone con cuentas del PGC (626 para la comisión, 769 para los intereses y 400 para la diferencia del pago): se ha adaptado al plan español. A mano, esto es media hora o una hora de trabajo.

Para el banco, Copilot ya vale. Pero el banco es el caso de manual.

Prueba 2: clientes (430) y antigüedad de saldos

Segunda conciliación: el mayor de la 430 frente al listado de facturas pendientes, con la antigüedad de saldos. En los datos hay un asiento manual de regularización por 2.400 € sin cliente asignado.

Copilot avisa de que, como el listado no trae vencimientos, calcula la antigüedad desde la fecha de factura. Y da con la diferencia: 52.300 según contabilidad, 49.900 según facturas, y los 2.400 los aísla y los atribuye a esa regularización manual. Bien resuelto.

Prueba 3: matriz y filial

Aquí está el problema. La matriz dice que la filial le debe 15.000 y la filial dice que le debe 10.000: 5.000 de diferencia, por dos partidas en tránsito.

  • Una factura de 3.000 que la matriz emitió el 30/10 y la filial no contabiliza hasta el 3/11.
  • Un pago de 2.000 que la filial hizo el 31/10 y que a la matriz no le llega hasta después.

Lo correcto es que la matriz descuente los 2.000 en tránsito y la filial sume la factura de 3.000. Los dos lados quedan en 13.000.

Sin la aptitud (se desactiva en el mismo menú y hay que cerrar y volver a abrir el libro para que surta efecto), Copilot detecta la diferencia de 5.000, pero le suma a la filial el pago de 2.000 que ya tenía. Resultado: 15.000 en los dos lados, diferencia 0,00 y «conciliado». Cuadra, pero sobre un saldo que no es el real. En una prueba anterior dio otro saldo equivocado, 12.000: el error no es siempre el mismo, y eso también es información.

Con la aptitud activada, la conciliación sale línea a línea: matriz a cobrar, filial a pagar, la diferencia explicada por los 3.000 y los 2.000, y el saldo comparable de 13.000 €. Esta vez sí, y la diferencia la marca tener la aptitud encendida.

La regla: un cuadre a 0,00 no prueba nada

Que la diferencia dé cero solo dice que los dos lados son iguales, no que sean el saldo bueno. Lo que importa es el criterio que hay detrás. Antes de dar por buena una conciliación hecha con Copilot:

  1. Ten una cifra objetivo: sabe de antemano qué saldo debería salir.
  2. Pide fórmulas, no valores, para poder seguir cada partida.
  3. Mira de qué lado va cada ajuste. En las pruebas salieron errores de signo, un debe y un haber entendidos al revés, con la etiqueta bien escrita y la fórmula yendo al lado contrario.
  4. Ten la aptitud de conciliación encendida (menú de Copilot → administrar complementos y aptitudes).
  5. Repite si dudas: de una ronda a otra el resultado puede cambiar.

Lo que hay en el descargable

Los tres libros de Voltabici para hacer las conciliaciones tú mismo o pedírselas a Copilot, y un libro de soluciones con el prompt de cada prueba y el resultado bueno, partida a partida.

Conclusión

Copilot trae 9 aptitudes de contabilidad y unas 22 de finanzas encendidas, y esta es la primera que pruebo en el canal. Con el banco y los clientes ya ahorra trabajo de verdad; con las operaciones entre sociedades te puede entregar un cuadre perfecto sobre un saldo falso. Si concilias en Excel, cuéntalo en la comunidad de Influexcel: ¿con qué saldo habrías dado por buena la de matriz y filial?

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