PLANTILLA GESTIÓN VACACIONES SETUP

Este es el segundo vídeo de la serie sobre la plantilla de gestión de vacaciones. Si en el primero vimos cómo funciona la plantilla, en esta ocasión nos centramos en algo imprescindible antes de usarla con un equipo real: configurarla y adaptarla a las necesidades de cada empresa. Para seguir el proceso paso a paso conviene descargar la plantilla desde la descripción del vídeo y avanzar a la vez, parando y rebobinando para no perder ningún detalle.

El trabajo se divide en dos partes claras. Primero rellenamos las hojas maestras del Excel (las pestañas marcadas en naranja). Después creamos desde cero un formulario de Google Forms y lo vinculamos directamente con la plantilla, de modo que con un solo botón toda la información recogida aparezca en el Excel.

Configurar las cuatro pestañas maestras

La parte de configuración consiste en completar cuatro hojas que definen el contexto de tu empresa:

1. Festivos: la lista de días festivos que afectan a la empresa, ya sean nacionales, globales o cierres por actividad (por ejemplo, empresas que cierran todo agosto). Estos días no contarán como vacaciones.
2. Grupos: agrupaciones de personas que deben asegurar una presencia mínima. Tiene dos columnas, el concepto grupo y el concepto mínimo. La idea es garantizar que nunca haya menos personas trabajando que el mínimo fijado: si un equipo es de cinco, puedes exigir que siempre haya al menos tres. Se llama "grupos" y no "departamentos" porque a veces coinciden con un departamento y a veces no (casos típicos como atención al cliente o gestión de pedidos diarios, donde siempre debe haber un mínimo atendiendo).
3. Días laborables: la definición de qué días son de trabajo y cuáles de libranza. Lo habitual es de lunes a viernes con el sábado festivo, pero aquí caben todas las combinaciones posibles según tu empresa.
4. Personal: la lista de empleados, instrumentada mediante un número de empleado. Ese código identifica cada solicitud y puede ser uno generado en otra aplicación o creado específicamente para esto.

En la hoja de personal se introduce, por cada empleado: número de empleado, nombre, correo electrónico (importante, porque las comunicaciones de aceptación o rechazo se envían automatizadas por mail), el grupo al que pertenece (útil para estadísticas, agrupaciones y para el cálculo de mínimos) y los días de vacaciones a los que tiene derecho en el año, además de los días que arrastra del año anterior para obtener el total que le corresponde.

Con estas cuatro pestañas (festivos, laborables, grupos de trabajo y listado de personal) la parte de configuración del Excel queda lista.

Crear el formulario en Google Forms

La segunda parte es generar un formulario de entrada de datos a medida. Desde el menú de aplicaciones de Google se abre Formularios y se crea uno nuevo desde cero.

Es muy importante que los títulos de cada pregunta sean exactamente iguales a los del formulario de ejemplo, porque así está configurada la vinculación entre las respuestas y la forma en que el Excel las recupera. Las preguntas que se añaden son:

• ID de empleado: respuesta corta.
• Evento: el tipo de solicitud (vacaciones, días personales, días especiales, e incluso bajas). Se configura con varias opciones para tener una clasificación que luego se puede aprovechar.
• Fecha de inicio: tipo fecha.
• Fecha final: tipo fecha.
• Comentarios: tipo párrafo.

A medida que escribes el nombre de cada pregunta, el propio formulario propone el tipo de campo y casi siempre acierta.

Vincular el formulario con el Excel

Una vez creado el formulario, en el botón Enviar se obtiene la URL para compartir (útil para que los empleados hagan sus peticiones, incluso desde el móvil). Esa URL se copia y, en el botón "abrir form" de la plantilla, se modifica el hipervínculo para pegarla; así el botón abre directamente nuestro formulario.

Para que las respuestas lleguen al Excel, en la pestaña Respuestas del formulario se usa la opción Vincular con Hojas de cálculo, que crea un Google Sheets donde se recoge toda la información enviada. Después, desde Archivo → Compartir → Publicar en la web, se elige el formato valores separados por comas (CSV) y se publica. Esto genera una URL abierta accesible vía web; por eso conviene no incluir datos personales, solo el número de empleado genérico, y completar el resto (nombre, correo) ya dentro del Excel, en la zona privada.

Esa URL CSV se copia y se pega (con Ctrl + V) en la pestaña ruta del Excel, que está preparada para recoger estos datos. A partir de ahí, al actualizar la hoja de aprobación, las solicitudes enviadas aparecen como pendientes con su ID de empleado y sus fechas, listas para gestionarse con todas las opciones vistas en el primer vídeo.

Conclusión

Con la configuración de las cuatro pestañas maestras y el formulario de Google Forms vinculado, la plantilla queda totalmente operativa y adaptada a tu empresa. El flujo es sencillo: el empleado solicita desde el formulario, los datos viajan al Excel a través del Google Sheets publicado y tú gestionas las aprobaciones y comunicaciones de forma centralizada y automatizada.

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