Diagrama de GANTT con Ruta Crítica (CPM) 3/4

Diagrama de GANTT con Ruta Crítica (CPM) 3/4

Calcula la ruta crítica de un proceso para poder graficar la información automáticamente

Llegamos al tercer capítulo de la serie dedicada a calcular la ruta crítica de un proyecto con un diagrama de red (PERT/CPM) en Excel. En las entregas anteriores preparamos la información de las tareas y calculamos los tiempos tempranos. Hoy completamos el cálculo con el late start y el late finish, y con esos datos ya en la mano averiguamos qué tareas forman parte de la ruta crítica. De este modo dejamos todo listo para, en el siguiente vídeo, darle al proyecto un formato más gráfico.

Late start y late finish: el último margen de cada tarea

El objetivo de estas dos columnas nuevas es responder a una pregunta sencilla: ¿cuál es el último momento en el que una tarea puede empezar y terminar sin retrasar el proyecto completo?

La relación entre ambos valores es directa y tiene mucho sentido conceptual:

  • El late start (último inicio posible) es el último momento en el que puede acabar la tarea menos su propia duración.
  • El late finish (último fin posible) depende de las tareas sucesoras.

La clave está en cómo se calcula ese último fin:

  • Si la tarea no tiene sucesoras, su late finish coincide con el momento en el que acaba todo el proyecto.
  • Si la tarea sí tiene sucesoras, hay que buscar el valor mínimo del inicio (late start) de todas las actividades relacionadas con ella.

Es un cálculo que al principio resulta un poco raro, pero queda recogido de forma compacta en la propia fórmula.

Un ejemplo concreto

El razonamiento se entiende mejor con un caso real. Si nos fijamos en una tarea cuya actividad siguiente está en la columna B, buscamos en esa columna y vemos que el último momento en el que esa tarea sucesora tiene que empezar es, por ejemplo, el momento 110.

Por tanto, la tarea de la que depende tiene que acabar también en ese mismo momento, para que no se genere ningún retraso en la ejecución del objetivo global. Y así va pasando con todas las demás.

Cuando una tarea tiene dos (o más) sucesoras, se aplica exactamente lo mismo, solo que en lugar de un único valor buscamos el mínimo de todas ellas, para que el proyecto no se vea afectado por ninguno de los caminos.

De la holgura a la ruta crítica

Una vez tenemos las columnas de inicios y fines tardíos, podemos combinarlas con los cálculos del día anterior (los tiempos tempranos) para generar un nuevo dato decisivo: la holgura.

La holgura no es más que el margen que tiene una tarea para acabar en un día diferente sin afectar al resultado global. Se obtiene comparando:

  1. El early finish: el primer momento en el que la tarea puede acabar, en función de las tareas de las que depende.
  2. El late finish: el momento más tardío en el que puede acabar, en función de sus sucesoras.

Aquí aparece lo interesante: algunas tareas salen marcadas con holgura cero. Son tareas en las que, tanto si se retrasan un poco como si se acortan, el efecto es directo sobre el resultado final del proyecto.

Cuando esas dos diferencias se igualan (holgura cero), estamos ante tareas que forman parte de la ruta crítica del proyecto. Y con eso ya tendríamos el concepto completo que nos marca el CPM (Critical Path Method).

La parte más exigente del método

Esta es probablemente la fase más compleja de toda la serie, tanto por las funciones empleadas como, sobre todo, conceptualmente. Para quienes no estamos tan habituados a trabajar con proyectos, lo difícil es entender qué significa cada uno de los conceptos que vamos encadenando hasta llegar a la ruta crítica: tiempos tempranos, tiempos tardíos, holgura y, finalmente, las tareas críticas.

Conclusión

Con el late start, el late finish y la holgura ya tenemos todos los datos preparados para identificar la ruta crítica. En el próximo capítulo daremos el salto a la visualización: representaremos gráficamente el proyecto incluyendo el porcentaje de avance de cada tarea, marcaremos qué tareas son críticas y veremos cómo, al cambiar las duraciones y las dependencias, la ruta crítica se va transformando. Esto nos permitirá focalizar el esfuerzo en los puntos más sensibles para asegurar que la entrega del proyecto se cumple correctamente.

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