Crear diagrama de GANTT en EXCEL

¿Te has pasado la mañana ajustando las tareas en un diagrama de Gantt?
Si es así, tengo dos noticias, una buena y una mala.
La mala, que (posiblemente) has estado perdiendo el tiempo.
La buena, que vamos a ver cómo hacerla en Excel 🙂
Sin más, ahí va el video!

Nacho

Contenido del video

Introducción:

¡Bienvenidos a otro video basado en el emocionante tema de gráficos! En esta ocasión, vamos a sumergirnos en una de las herramientas más utilizadas en la gestión de proyectos: el diagrama de Gantt. Pero aquí viene lo interesante: aprenderemos cómo crearlo utilizando Excel.

Como siempre, partiremos de una tabla inicial que incluye información clave como el número de proyectos, los responsables, las tareas y sus respectivas fechas de inicio y finalización. Pero, en este caso, nos enfocaremos también en la duración de cada tarea. ¿Cómo lo haremos? ¡Pues trabajando con las fechas en Excel! Sí, aunque parezcan letras, recuerda que en realidad son números.

A medida que avancemos, veremos cómo calcular la diferencia entre la fecha final y la fecha de inicio, sumándole un día adicional para abarcar ambos días. Así, construiremos una tabla completa donde cada línea representa una tarea, con su fecha de finalización y duración correspondientes.

¡Pero esto no acaba aquí! A partir de esta tabla, nos adentraremos en el mundo de las gráficas de barras apiladas horizontales. Aprenderemos a asignar los datos de inicio y duración a las series del gráfico, personalizar las etiquetas con el nombre de cada tarea y, por supuesto, realizar mejoras visuales para lograr un auténtico diagrama de Gantt.

Sección 1: Preparación de la tabla inicial

Se explica cómo organizar y estructurar la tabla inicial en Excel para crear un diagrama de Gantt. A continuación, se resume el contenido de esta sección:

• Se menciona la importancia de contar con una tabla inicial que contenga la información necesaria para el diagrama de Gantt, como el número de proyectos, el responsable, las tareas y las fechas de inicio y finalización de cada tarea.
• Se destaca que es importante tener una estructura clara y ordenada en la tabla para facilitar la creación del diagrama de Gantt.
• Se muestra un ejemplo de tabla inicial con las columnas correspondientes a los datos mencionados anteriormente.
• Se menciona la importancia de ingresar correctamente los datos en cada columna, asegurándose de que los formatos de fecha sean consistentes.
• Se destaca que la tabla inicial debe estar completa y sin espacios vacíos para garantizar que todas las tareas y fechas estén incluidas en el diagrama de Gantt.

Esta sección se centra en la preparación de la tabla inicial en Excel, destacando la importancia de tener una estructura organizada y completa para facilitar la creación del diagrama de Gantt.

Sección 2: Cálculo de la duración de las tareas

Se explica cómo calcular la duración de cada tarea en el diagrama de Gantt utilizando Excel. A continuación, se resume el contenido de esta sección:

• Se menciona la importancia de tener una tabla inicial con los datos necesarios, incluyendo el número de proyectos, el responsable, las tareas, el inicio y el final de cada tarea.
• Se destaca que además de las fechas de inicio y final, es necesario calcular la duración de cada tarea.
• Se explica que la duración se puede calcular restando el inicio del final de cada tarea y sumando un día adicional para incluir ambos días.
• Se menciona que Excel permite trabajar con fechas como números, por lo que se pueden realizar cálculos matemáticos con ellas.
• Se muestra cómo realizar el cálculo de la duración utilizando fórmulas en Excel.
• Se destaca la importancia de completar la tabla con la duración de cada tarea para poder generar posteriormente el diagrama de Gantt.

Esta sección muestra cómo calcular la duración de las tareas en el diagrama de Gantt utilizando Excel, utilizando fórmulas para restar las fechas de inicio y final, y agregando un día adicional para obtener la duración total.

Sección 3: Creación del gráfico de barras apiladas

Se muestra cómo crear el gráfico de barras apiladas a partir de los datos de la tabla. A continuación, se resume el contenido de esta sección:

• Se menciona que se va a insertar un gráfico de barras apiladas horizontal en Excel.
• Se explica que se debe seleccionar los datos adecuados para incluir en el gráfico, en este caso, el inicio y la duración de cada tarea.
• Se muestra cómo personalizar las series de datos del gráfico, asignando nombres a las series de inicio y duración.
• Se destaca la importancia de seleccionar la opción de fecha de inicio para la serie de inicio, ya que se trabaja con fechas en Excel.
• Se explica cómo agregar las etiquetas de datos al gráfico y cómo cambiarlas para mostrar el nombre de cada tarea.
• Se muestra cómo ocultar la serie de inicio en el gráfico, ya que representa los días previos al inicio del proyecto.
• Se mencionan algunas mejoras opcionales, como cambiar el orden de las categorías en el eje y ajustar el formato de las fechas.

Esta sección guía paso a paso en la creación del gráfico de barras apiladas en Excel, personalizando las series de datos y configurando las etiquetas para mostrar la información relevante de cada tarea.

Sección 4: Mejoras en la visualización del diagrama de Gantt

Se presentan algunas mejoras para hacer el diagrama más informativo y visualmente atractivo.

• Se muestra cómo agregar el nombre del responsable de cada tarea en las etiquetas de datos de las barras del gráfico.
• Se explica cómo ajustar el ancho de las barras para que el nombre del responsable se muestre correctamente.
• Se muestra cómo hacer que las etiquetas de datos sean más pequeñas para mejorar la apariencia del gráfico.
• Se explica cómo utilizar la segmentación de datos para filtrar el gráfico por proyecto o responsable, lo que permite tener una visión global o parcial de los datos.
• Se menciona que esta forma de hacer diagramas de Gantt se basa en celdas y fórmulas en lugar de utilizar gráficas de Excel, lo que ofrece otras posibilidades de visualización.

Esta sección proporciona consejos prácticos para mejorar la visualización del diagrama de Gantt, como agregar información adicional, ajustar el formato y utilizar filtros para obtener diferentes perspectivas de los datos.

Sección 5: Inclusión de nombres de responsables en el gráfico

Se explica cómo incluir los nombres de los responsables en el gráfico de barras apiladas. Primero, se menciona la importancia de mostrar esta información para tener una visión clara de quién está asignado a cada tarea. A continuación, se muestra cómo agregar los nombres de los responsables encima de las barras correspondientes en el gráfico.

Se utiliza la función de etiquetas de datos para personalizar las etiquetas y se elige hacer referencia a otra columna donde se encuentran los nombres de los responsables. Se realiza un ajuste visual para asegurarse de que las etiquetas queden bien ubicadas y se eliminan los valores que aparecían por defecto.

Además, se muestra cómo se pueden realizar otros ajustes en el gráfico, como hacer las barras más anchas para que el nombre del responsable se ajuste correctamente. También se menciona la posibilidad de modificar el tamaño de la letra de las etiquetas para una mejor apariencia.

Esta sección del video explica paso a paso cómo añadir los nombres de los responsables en el gráfico de barras apiladas, permitiendo una visualización clara de quién está asignado a cada tarea en el diagrama de Gantt.

Sección 6: Filtrado de datos y visualización parcial

En esta sección, exploraremos cómo podemos utilizar el filtrado y la segmentación de datos para mejorar la visualización del diagrama de Gantt en Excel.

El filtrado nos permite seleccionar y mostrar solo los datos relevantes en la tabla, lo que se reflejará automáticamente en el gráfico. Por ejemplo, si queremos ver únicamente los proyectos de un determinado responsable, podemos aplicar un filtro por responsable y el gráfico se actualizará para mostrar solo las tareas relacionadas con ese responsable.

La segmentación de datos nos proporciona una forma interactiva de filtrar los datos directamente en el gráfico. Podemos agregar segmentadores para diferentes columnas de la tabla, como proyecto, responsable o fechas, y al ajustar los segmentadores, el gráfico se actualizará dinámicamente para mostrar solo los datos seleccionados.

Esto es especialmente útil cuando queremos examinar diferentes perspectivas del diagrama de Gantt sin tener que modificar directamente la tabla. Por ejemplo, podemos segmentar por proyecto y rápidamente cambiar entre diferentes proyectos para ver sus respectivas tareas y duraciones en el gráfico.

El filtrado y la segmentación de datos nos permiten tener un mayor control sobre la visualización del diagrama de Gantt y nos brindan flexibilidad para analizar diferentes escenarios y perspectivas en la gestión de proyectos.

En resumen, al aplicar el filtrado y la segmentación de datos en el gráfico, podemos visualizar solo la información relevante y enfocarnos en áreas específicas del proyecto, lo que facilita la toma de decisiones y el análisis de la planificación.

Recuerda que estas funciones están disponibles en Excel y son herramientas poderosas para optimizar la gestión de proyectos y mejorar la comunicación y comprensión de la información en el diagrama de Gantt.