SEGUIMIENTO DE LAS VACACIONES DE NUESTRO EQUIPO

SEGUIMIENTO DE LAS VACACIONES DE NUESTRO EQUIPO

El objetivo es tener bien estructurada la información, agilizar los cálculos de días laborables entre periodos y poder visualizar la información fácilmente

Controlar las vacaciones del equipo sin contar días a mano

Cuando alguien pide vacaciones del 1 al 7 de enero, ¿cuántos días hay que descontarle? Depende. Depende de si el 1 y el 6 son festivos, de si esa persona libra sábado y domingo o solo el domingo, y de cuántos días le quedaban. Hacer esa cuenta a mano para todo un equipo es la forma más rápida de equivocarse.

En este tutorial montamos un informe sencillo de seguimiento de vacaciones que resuelve justo eso: un resumen por persona y por mes de los días a los que tiene derecho cada uno, los que ya ha pedido y los que le quedan.

Qué aprenderás

  • A separar la configuración (festivos, tipos de libranza y plantilla) de los datos (las solicitudes de vacaciones).
  • A calcular los días de vacaciones reales de cada periodo con DIAS.LAB.INTL, respetando festivos y la libranza de cada trabajador.
  • A construir un resumen por persona y por mes con SUMAPRODUCTO.
  • A avisar con formato condicional cuando alguien pide más días de los que tiene.

Paso 1: las tres hojas de configuración

El libro arranca con tres hojas de configuración:

  1. Festivos: Navidad, Año Nuevo, Semana Santa... todos los días que no deben contar como vacaciones.
  2. Tipos de libranza: los días libres semanales de cada trabajador. Son los códigos estándar de Excel, que pueden ser combinaciones de dos días (por ejemplo, sábado y domingo) o un único día a la semana (por ejemplo, solo domingo).
  3. Personal: el nombre de cada persona, el código de libranza que le aplica y los días de vacaciones totales a los que tiene derecho.

Con estas tres tablas ya tienes todo lo que el cálculo necesita saber, y cambiar un festivo o la libranza de alguien no obliga a tocar ninguna fórmula.

Paso 2: la tabla de vacaciones

En la hoja de vacaciones se va añadiendo cada solicitud, con la persona, la fecha de inicio y la fecha final. A cada fila se le añaden columnas calculadas:

  • Código de libranza de esa persona, buscado en la hoja de personal con la combinación de INDICE y COINCIDIR.
  • Mes y año, sacados de la fecha de inicio.
  • Días de vacaciones, que es donde está la clave del ejercicio.

Paso 3: DIAS.LAB.INTL, la función que hace el trabajo

DIAS.LAB.INTL cuenta los días laborables entre dos fechas, pero con dos ventajas sobre DIAS.LAB: le puedes decir qué días de la semana son de libranza y le puedes pasar una lista de festivos. Su estructura es:

=DIAS.LAB.INTL(fecha_inicio; fecha_final; código_libranza; festivos)

Veamos el ejemplo del vídeo, del 1 al 7 de enero de 2021, con libranza de sábado y domingo:

  • El 1 es festivo: no cuenta.
  • El 2 y el 3 son sábado y domingo: no cuentan.
  • El 4 y el 5 cuentan.
  • El 6 es Reyes, festivo: no cuenta.
  • El 7 cuenta.

Resultado: 3 días. Si a esa misma persona le cambias la libranza al código 11 (solo domingo), el resultado pasa a 4, porque el sábado 2 ya sí es un día de vacaciones.

Aplicado a todas las filas, la tabla te dice para cada periodo solicitado cuántos días hay que restar de los disponibles.

Paso 4: la hoja resumen

La hoja resumen recupera la lista de trabajadores de la hoja de personal y, para cada uno, suma los días pedidos con un SUMAPRODUCTO sobre la tabla de vacaciones. Como todas las columnas de esa tabla tienen su rango con nombre, las fórmulas se leen solas.

Al lado se trae el total de días a los que tiene derecho cada persona, y la diferencia da los días que le quedan por escoger.

Un ejemplo del vídeo: Jaime no tenía ninguna vacación. Se le añade agosto entero de 2021, del 1 al 31, y la tabla calcula 22 días. En el resumen aparece con 22 días asignados y 2 pendientes.

Un segundo SUMAPRODUCTO añade el mes como condición además del nombre, y así ves cómo se reparten las vacaciones de cada persona a lo largo del año, que es lo que necesitas para organizar los turnos.

Paso 5: el aviso cuando alguien se pasa

Por último, un formato condicional marca a la persona cuando los días pedidos superan los que tiene asignados. Si a Jaime se le alarga el periodo hasta el 30 de septiembre, el resumen lo señala en el acto: tiene asignados muchos más días de los que le tocan.

Funciones clave

  • DIAS.LAB.INTL: días laborables entre dos fechas, descontando festivos y con libranza configurable.
  • SUMAPRODUCTO: suma con varias condiciones (persona, mes) sin columnas auxiliares.
  • INDICE y COINCIDIR: buscar el código de libranza y los días totales de cada persona.
  • Formato condicional: resaltar a quien supera sus días disponibles.

Conclusión

La idea que vale para cualquier informe de este tipo es separar configuración y datos: festivos, libranzas y plantilla por un lado, y las solicitudes por otro. Así, DIAS.LAB.INTL hace la cuenta difícil y el resumen se actualiza solo cada vez que alguien pide unos días.

Si prefieres no montarlo desde cero, en la web tienes la plantilla descargable de vacaciones 2026, lista para usar. Y si te atascas adaptándolo a tu equipo, en la comunidad de InflueXcel siempre hay alguien que ya se ha peleado con lo mismo.

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