Crear tipos de datos en Excel con Power Query

Crear tipos de datos en Excel con Power Query

Un tipo de datos te permite meter la ficha completa de un cliente —contacto, email, descuento, fin de contrato, tipo de envío— dentro de una sola celda, y desplegarla cuando la necesites.

En este tutorial lo creamos con Power Query en tres clics (Transformar → Crear tipo de datos), y luego lo usamos en un informe real: cuando un cliente se sale de lo esperado, pulsas el icono de la celda y tienes todo su detalle ahí mismo, sin saltar a otra hoja ni cargar el informe de veinte columnas de más. También vemos cómo adaptar las fórmulas que apuntaban a esa celda, porque ahora hay que decirles a qué campo del tipo de datos van.

Tipo de datos no es formato de celda

Cuando se habla de "tipo de datos" lo normal es pensar en el formato: que esto es un porcentaje, que aquello es una fecha, que lo otro lleva dos decimales. No va de eso.

Un tipo de datos, en el sentido de este tutorial, es meter mucha información dentro de una sola celda y poder acceder a ella de forma muy fácil. La celda deja de contener un valor y pasa a contener una ficha entera.

El informe de partida

El ejemplo arranca con algo reconocible: una tabla de ventas con año, mes y cliente, y un informe montado encima con SUMAR.SI.CONJUNTO —sumando ventas y filtrando por cliente, año y mes—, una columna de acumulado y otra con la referencia del año anterior para ver qué porcentaje del objetivo se lleva conseguido.

Un informe está precisamente para sacar conclusiones y detectar lo que se aparta de lo esperado. Y en cuanto lo miras aparece la pregunta: el cliente Beta tiene un porcentaje mucho más bajo que el resto, ¿qué pasa con este cliente?

La información existe, claro, pero está en otra hoja: contacto, email, descuento que le aplicamos, cuándo se le acaba el contrato, tipo de envío. Y ahí es donde se pierde el tiempo, saltando de hoja en hoja cada vez que algo llama la atención.

Crear el tipo de datos con Power Query

Vamos a la hoja con la información detallada de los clientes y creamos una conexión: Datos → desde una tabla o rango. Se abre Power Query con la tabla tal cual, con todas sus columnas.

Ahora el paso que da nombre al tutorial:

  1. Marcamos todas las columnas.
  2. Vamos a la pestaña Transformar.
  3. Al final de la pestaña está la opción Crear tipo de datos.

Al pulsarla hay que decidir una cosa importante: cuál de las columnas se va a ver cuando la celda esté en la hoja. Le damos nombre al tipo de datos —clientes— y elegimos que lo visible sea el nombre del cliente. Todo el resto de la información sigue ahí dentro, accesible.

Aceptamos, y Power Query deja un resumen con solo los clientes. Cerramos manteniendo el resultado, y aparece una hoja nueva con el mismo listado de antes pero con un icono delante de cada celda, como dos hojas apiladas.

Lo que ganas: la ficha a un clic

Si marcas una de esas celdas y pulsas el icono, el cursor se convierte en un pulsador y se despliega toda la información de ese cliente. En una sola celda.

Y va más allá: como esas celdas tienen su integridad propia, puedes copiarlas y llevártelas al informe. Al pegarlas, el icono viaja con ellas. Desde el propio informe pulsas y ves el email de contacto, el descuento, el fin de contrato.

Eso convierte el informe en algo que se explica solo: ves que el cliente Beta va flojo, pulsas, y ahí mismo tienes que su contacto es Beatriz, que le aplicamos un 45% de descuento, que su contrato acaba el 5 de julio y que el envío es normal. Sin abrir otra hoja.

El detalle que hay que arreglar

Hay una consecuencia que conviene saber de antemano. Las fórmulas que apuntaban a esa celda dejan de funcionar, y con razón: la celda ya no contiene el valor "Alfa", contiene una ficha completa. Hay que decirle a la fórmula a qué campo concreto tiene que mirar.

Se hace con un punto. Escribes la referencia de la celda, añades un punto y se despliegan todos los campos disponibles del tipo de datos. Eliges cliente, y la fórmula recupera el valor. Ya puedes arrastrarla como siempre. Lo mismo con la que hacía referencia al año entero.

Hay además otro camino cómodo: al marcar una celda de tipo de datos aparece un cuadradito de insertar datos que te deja elegir qué campo quieres extraer a una celda contigua. Y ese dato se puede copiar, pegar o convertir en un vínculo para lanzar el email directamente.

Por qué usarlo

Esto se ve poquísimo en informes reales, y es una pena, porque resuelve una tensión que todo el mundo conoce: querer aportar el máximo nivel de información sin sobrecargar la pantalla con veinte columnas que casi nunca miras.

Con un tipo de datos lo tienes todo recogido y decides cuándo quieres ver ese detalle y cuándo no. Y montarlo, como has visto, es realmente sencillo.

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