Funciones de texto y limpieza de datos en Excel

Funciones de texto y limpieza de datos en Excel

Los datos que llegan de fuera nunca vienen limpios: espacios de más, acentos que rompen los cruces, nombres y apellidos en la misma celda, caracteres raros que se cuelan desde un export. Estos siete tutoriales cubren cómo dejarlos utilizables.

Los tutoriales de esta serie

Limpia textos en Excel: espacios, acentos y caracteres
El punto de partida. ESPACIOS, LIMPIAR y SUSTITUIR combinados para normalizar una columna de golpe, incluida la eliminación de acentos que hace fallar los BUSCARX.

No sigas anidando la función ENCONTRAR
Buscar por número de carácter sin montar una torre de ENCONTRAR dentro de ENCONTRAR. La alternativa legible.

Extrae textos entre caracteres (LAMBDA)
Nivel avanzado: sacar lo que hay entre dos delimitadores con LAMBDA, reutilizable como función propia.

Funciones de TEXTO que tienes que conocer
El repaso de base: IZQUIERDA, DERECHA, EXTRAE, HALLAR, TEXTOANTES y TEXTODESPUES.

Separar nombres y apellidos: 3 estrategias
Tres caminos para el mismo problema clásico, y cuándo conviene cada uno.

Excel vs Power Query: ¿cuál es mejor para sustituir caracteres?
La comparación directa. Cuándo compensa salir a Power Query y cuándo es matar moscas a cañonazos.

Imprescindibles: HALLAR y ENCONTRAR, 3 usos
La diferencia entre las dos (una distingue mayúsculas, la otra no) y los tres usos donde importa.

Por dónde empezar

Si tienes una columna sucia delante ahora mismo, empieza por Limpia textos en Excel. Si el problema es partir un campo en varios, ve a Separar nombres y apellidos.

Los datos que llegan de fuera nunca vienen limpios

Espacios de más, saltos de línea escondidos, acentos que revientan un BUSCARX, nombre y apellidos apelmazados en la misma celda, caracteres raros colados desde un export. Limpiar textos es de las tareas más ingratas que existen y, a la vez, de las que más determinan si el resto del trabajo va a funcionar.

Esta serie reúne siete tutoriales sobre el tema. Aquí desarrollamos el primero de todos, que es el que conviene ver antes que ninguno, y al final tienes el mapa completo para elegir por dónde seguir.

El recorrido de limpieza, en orden

Partimos de una columna de nombres con todos los males a la vez. El orden de las operaciones importa, porque cada paso trabaja sobre el resultado del anterior.

Paso 1: quitar lo que no se ve. LIMPIAR elimina los caracteres no imprimibles: saltos de línea, tabulaciones y esa basura que arrastran algunos exports. Es el primer barrido, y resuelve los problemas que ni siquiera puedes ver en pantalla.

Paso 2: normalizar los espacios. ESPACIOS quita los espacios duplicados del medio y los que sobran al principio y al final. Los del final son especialmente traicioneros: no se ven, y son la causa habitual de que un cruce que "debería funcionar" no encuentre nada.

Paso 3: unificar el formato. MAYUSC para dejarlo todo en mayúsculas, o NOMPROPIO si prefieres inicial mayúscula y el resto en minúsculas. La primera opción es más segura para integrar con otros sistemas; la segunda queda mejor en un informe.

Un detalle de manejo que ahorra mucho tiempo: si la primera fórmula devolvió una matriz derramada, en las siguientes puedes referenciar el resultado completo con la almohadilla (por ejemplo B2#) en vez de arrastrar la fórmula. Encadenas la limpieza columna a columna sin copiar nada.

Quitar acentos sin montar una torre de SUSTITUIR

Aquí es donde el ejercicio sube de nivel. Quitar los acentos hace falta más de lo que parece: muchos sistemas externos no los admiten, y una tilde de diferencia basta para que un BUSCARX no encuentre la fila.

La forma tosca es anidar SUSTITUIR dentro de SUSTITUIR dentro de SUSTITUIR, una vez por cada vocal acentuada. Funciona, y es un infierno de mantener: cinco vocales por dos formatos son diez niveles, y el día que aparece una diéresis hay que reescribir la fórmula entera.

La alternativa elegante monta una tabla de pares y la recorre con una función de iteración. Los pares se escriben como texto, con una barra vertical separando entrada y salida: la vocal acentuada, la barra, la vocal limpia.

Sobre esa lista se aplica SCAN, que arranca de un valor inicial (el nombre a limpiar) y va acumulando el resultado de cada vuelta. La LAMBDA interna recibe dos variables: lo acumulado hasta ahora y el par que toca en esta vuelta. Dentro se llama a SUSTITUIR sobre lo acumulado, y las dos mitades del par se extraen con TEXTOANTES y TEXTODESPUES usando la barra como delimitador.

SCAN es perfecto para ver el proceso: devuelve una columna con el estado tras cada sustitución, y así compruebas que va haciendo lo que crees. Cuando ya funciona, cambias SCAN por REDUCE y te quedas solo con el último paso, que es el resultado limpio.

El paso final: convertirlo en tu propia función

Con todo anidado en una sola celda, la fórmula es larga pero única. Y una fórmula única se puede convertir en función personalizada.

Vas al Administrador de nombres, creas un nombre nuevo (por ejemplo LimpiaNombre) y en la definición escribes una LAMBDA cuya variable es el texto de entrada, con el cuerpo copiado de la celda, cambiando la referencia a la celda original por el nombre de la variable.

A partir de ese momento escribes =LimpiaNombre(A2) y Excel te la ofrece en el autocompletado como una función más. Todo el proceso queda en un solo sitio: el día que aparezca un carácter nuevo, cambias la tabla de pares y se corrige en todas las hojas a la vez.

Los siete tutoriales de la serie

  • Limpia textos en Excel: espacios, acentos y caracteres — el desarrollado aquí. El punto de partida.
  • No sigas anidando la función ENCONTRAR — la alternativa legible a la torre de búsquedas por posición.
  • Extrae textos entre caracteres (LAMBDA) — sacar lo que hay entre dos delimitadores, reutilizable como función propia.
  • Funciones de TEXTO que tienes que conocer — IZQUIERDA, DERECHA, EXTRAE, HALLAR, TEXTOANTES y TEXTODESPUES.
  • Separar nombres y apellidos: 3 estrategias — tres caminos para el clásico, y cuándo conviene cada uno.
  • Excel frente a Power Query para sustituir caracteres — cuándo compensa salir al editor y cuándo es matar moscas a cañonazos.
  • HALLAR y ENCONTRAR, 3 usos — una distingue mayúsculas y la otra no, y los tres casos donde eso importa.

Por dónde empezar

Si tienes una columna sucia delante ahora mismo, empieza por el primero. Si tu problema es partir un campo en varios, ve directo a Separar nombres y apellidos.

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