Cómo crear un cuadro de mando en Excel en 5 minutos

Un cuadro de mando no necesita fórmulas raras ni complementos. Con una tabla que ya tengas montada y cuatro gráficos dinámicos tienes una visión global de tus datos en cinco minutos. Este es el recorrido exacto, sin atajos ocultos.

El punto de partida

En el vídeo se usa la tabla de tareas de una aplicación de proyectos, pero funciona igual con cualquier tabla que tengas: ventas, incidencias, pedidos, horas. Lo único que hace falta es que los datos estén en una tabla con columnas bien definidas, porque son esas columnas las que se convertirán en las vistas del cuadro de mando.

En este caso, las cuatro dimensiones por las que interesa mirar son: proyecto, responsable, estado y fecha de entrega.

Solución paso a paso

1. Un gráfico dinámico por dimensión

Sobre la tabla, Insertar → Gráfico dinámico. Excel crea a la vez la tabla dinámica y el gráfico vinculado. La primera vista: cuántas tareas hay por nombre de proyecto.

Para las tres siguientes no hay que empezar de cero. Copias la tabla dinámica y la pegas al lado, y en la copia cambias el campo: responsable, luego estado, luego fecha. Con cada una repites Insertar → Gráfico dinámico. En un par de minutos tienes las cuatro.

2. Darle a cada gráfico el formato que le pega

No todos los datos se leen bien en el mismo tipo de gráfico. Los proyectos, por ejemplo, quedan mucho mejor en barras horizontales, porque los nombres son largos: Diseño → Cambiar tipo de gráfico.

Y un detalle que cambia mucho el aspecto final: quitar los botones de campo. Son útiles mientras montas, pero en un cuadro de mando terminado solo ensucian.

3. Los filtros: segmentación de datos y escala de tiempo

Aquí es donde el conjunto pasa de ser cuatro gráficos sueltos a ser un cuadro de mando de verdad. Seleccionas un gráfico → Análisis de gráfico dinámico → Insertar segmentación de datos, y marcas los campos por los que quieras filtrar: estado, proyecto, responsable.

Para la fecha no uses una segmentación normal. Los datos temporales tienen su propio control: Insertar escala de tiempo. Te deja filtrar por meses, trimestres o periodos arrastrando, que es mucho más natural que una lista de fechas sueltas.

4. El paso que todo el mundo se salta

Este es el punto donde se atasca la mayoría, y merece la pena leerlo dos veces.

Cuando insertas una segmentación, esta solo filtra el gráfico desde el que la creaste. Los otros tres se quedan quietos y parece que el cuadro de mando está roto.

La solución: selecciona la segmentación → Análisis → Conexiones de filtro. Te aparece la lista de todas las tablas dinámicas de la hoja y marcas las que quieres que obedezcan a ese filtro. Hay que hacerlo con cada segmentación.

A partir de ese momento, pulsas "en proceso" y las cuatro gráficas responden a la vez.

5. Maquetar

Lo último es lo cosmético, y es rápido:

• Estilos rápidos para las segmentaciones, para que peguen con el resto del libro.
• Diseño → Cambiar colores en los gráficos, que cambia toda la tonalidad de golpe en lugar de serie por serie.
• Ocultar las filas donde están los cálculos intermedios.
• Una cabecera arriba para que no quede todo tan blanco.

Lo que hay que retener

• Los gráficos dinámicos se copian y pegan: no montes cuatro veces lo mismo.
• Las fechas piden escala de tiempo, no segmentación.
• Conexiones de filtro es lo que convierte cuatro gráficos independientes en un cuadro de mando que se mueve entero.

Conclusión

Cinco minutos y ni una fórmula. Lo interesante de este montaje es que escala: el día que la tabla tenga tres veces más filas, o una columna nueva por la que quieras mirar, el cuadro de mando se adapta añadiendo una dinámica más y conectándola a los filtros que ya tienes.

Y como se dice al final del vídeo, la única forma de que esto se te quede es montarlo tú con tus propios datos. En el grupo de WhatsApp de InflueXcel hay gente compartiendo sus cuadros de mando a diario, que es la mejor manera de robar ideas.

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