Vivimos en plena era digital donde los datos son uno de los activos más importantes con los que cuenta cualquier empresa, independientemente de su tamaño o el sector en el que opere. En este entorno globalizado y digitalizado, disponer de un sistema óptimo de gestión de datos debe ser una prioridad para cualquier negocio que quiera crecer y ser mucho más rentable y competitivo.
De entre todas las alternativas para gestionar datos existentes en el mercado, Excel de Microsoft es una de las soluciones más interesantes. Es una hoja de cálculo que permite trabajar con múltiples fuentes de datos, y que su capacidad y potencia, unidas a su facilidad de uso, la convierten en una poderosa herramienta de gestión de datos.
Por qué es importante la gestión de datos en una empresa
Veamos una serie de razones o aspectos clave que sitúan a la gestión eficiente de datos como una de las tareas más importantes en una empresa actual.
- Mejorar la toma de decisiones. Al tener acceso a datos precisos y actualizados, la empresa puede tomar decisiones de forma más rápida y acertada a distintos niveles.
- Incrementar la eficiencia. Una buena gestión de datos ayuda a reducir el tiempo y los recursos necesarios para identificar y utilizar información importante para el negocio.
- Aprovechar oportunidades. Gestionar toda la información que maneja una empresa de sus distintos canales de comunicación le permite analizarla para extraer conocimiento útil. De esta manera el negocio estará mejor preparado para reaccionar de forma inmediata ante oportunidades y tendencias que presente el mercado.
Cómo gestionar datos de manera eficiente utilizando Excel
Para la gestión de toda la información que maneja una empresa se puede apostar por distintas soluciones como pueden ser bases de datos, software CRM y ERP y otros programas de gestión. Sin embargo, la hoja de cálculo Excel se presenta como una de las mejores alternativas del mercado para trabajar con datos, pues se trata de una herramienta muy potente y versátil, su formato está estandarizado a nivel global, su facilidad de uso, y su bajo coste que permite utilizarlo a cualquier empresa.
Trabajar con distintos tipos y fuentes de datos
Con Excel es sencillo trabajar con diferentes formatos de datos y capturarlos desde distintas fuentes para centralizar toda la información y poder operar con ella y presentarla en un formato visual y atractivo que facilite su acceso y comprensión.
Realizar complejas operaciones matemáticas
A la hora de trabajar con datos es necesario realizar distintas operaciones matemáticas y estadísticas. En este aspecto, Excel ofrece una amplia variedad de funciones y operaciones, desde simples cálculos, hasta complejas fórmulas y expresiones.
Creación de gráficos
Uno de los puntos fuertes de Excel es la facilidad a la hora de crear gráficas y presentaciones visuales de datos. La herramienta incorpora un avanzado y completo sistema para crear gráficas de distintos tipos, que además, pueden ser personalizadas para adaptarlas a la forma, tamaño, formato y colores deseados.
Por ejemplo, a la hora de crear informes o cuadros de mando (dashboard) Excel es una herramienta muy interesante por el alto grado de personalización que proporciona.
Flexibilidad y escalabilidad
Excel es un entorno ideal para cualquier tipo de empresa pues permite adaptarse a las necesidades propias de cada proceso o tarea. Se puede utilizar para crear una simple tabla para almacenar datos, hasta para crear complejas hojas donde calcular rendimientos, amortizaciones. Incluso es un entorno que permite crear paneles informativos de inteligencia de negocios, donde proporcionar métricas y KPIs (métricas asociadas a objetivos concretos) que se actualizan en tiempo real (en un entorno visual que facilita su comprensión).
Compatibilidad e integración con otros sistemas
Excel es la hoja de cálculo más utilizada a nivel global por lo que la mayoría de software y soluciones de gestión empresarial son compatibles con su formato. Por ejemplo, en un ERP o CRM es habitual que se pueda exportar su información a formato Excel para poder trabajar con esos datos desde la hoja de cálculo.
La gestión de datos en la empresa es una tarea mucho más sencilla utilizando la hoja de cálculo Excel. Se trata de la solución más utilizada en la mayoría de empresas por su versatilidad, eficiencia y facilidad de uso y aprendizaje (la curva de aprendizaje de Excel es suave, sobre todo en relación a otras herramientas del mercado para gestionar datos).
No hay comentarios.