En este tutorial, aprenderás cómo consolidar ficheros adjuntos en SharePoint con Excel utilizando PowerQuery. Exploraremos cómo navegar por las tablas de SharePoint para encontrar las rutas de los archivos adjuntos y leerlos con la función Web.Contents. Luego, analizaremos estos archivos como hojas de cálculo con Excel.Workbook y realizaremos las transformaciones necesarias, como quitar filas con Table.Skip y promover encabezados con Table.PromoteHeaders. Este proceso te permitirá integrar ficheros adjuntos de SharePoint en Excel de manera eficiente y efectiva.
Usar PowerQuery para consolidar archivos en SharePoint no solo facilita la gestión de datos, sino que también optimiza el flujo de trabajo al permitirte realizar transformaciones avanzadas de datos directamente en Excel. Durante el tutorial, te mostraremos paso a paso cómo anidar funciones en PowerQuery para SharePoint, lo que incluye promover encabezados y quitar filas innecesarias. Al final del video, tendrás una comprensión clara de cómo leer archivos adjuntos de SharePoint en Excel y cómo transformar estos datos para que se ajusten a tus necesidades específicas.
En un vídeo reciente, exploramos cómo importar información de una lista de SharePoint a Excel. Este método permite visualizar y trabajar con registros y actualizaciones directamente desde SharePoint, facilitando la creación de informes en Excel. Pero hoy, vamos a llevar esto un paso más allá.
Integración de SharePoint con Excel: Un Enfoque Más Profundo
Tradicionalmente, manipular registros de SharePoint desde Excel puede ser limitante comparado con lo que se logra desde Access, donde se puede gestionar todo el CRUD (Crear, Leer, Actualizar y Eliminar) de manera más integral. Sin embargo, vamos a demostrar una capacidad en Excel que incluso Access podría envidiar: la consolidación de archivos adjuntos en una lista de SharePoint.
¿Cómo Consolidar Archivos Adjuntos de SharePoint en Excel?
El proceso comienza con la lista de SharePoint que hemos utilizado previamente. Aquí, cada registro puede tener asociado uno o varios archivos adjuntos, lo cual es especialmente útil para gestionar documentos de forma organizada.
- Acceso a los Archivos Adjuntos: En la lista de SharePoint, cada registro tiene un campo de datos adjuntos que permite subir archivos. Estos archivos están accesibles directamente desde SharePoint.
- Configuración en Excel: Para traer esta información a Excel, utilizamos la URL del sitio de SharePoint y especificamos la versión de la API, que puede ser 14 o 15 dependiendo de la configuración de SharePoint.
- Selección de Datos: En Excel, seleccionamos la información específica que queremos importar. En nuestro caso, nos enfocamos en la lista de ventas y su vinculación con los archivos adjuntos.
- Expansión de la Información: Una vez importada la lista, expandimos los datos para incluir la ruta relativa de cada archivo adjunto dentro del servidor de SharePoint.
- Manipulación de Datos: Posteriormente, eliminamos los registros nulos y ajustamos la información para que solo incluya lo relevante, como el nombre de la persona que subió el archivo y la ruta del archivo.
- Acceso a los Archivos Desde Excel: Convertimos las rutas de texto en enlaces activos para poder acceder a los archivos directamente. Esto nos permite no solo ver los datos del registro sino también manipular la información contenida en los archivos adjuntos.
Ejemplo Práctico: Cargar y Modificar Plantillas
Como ejemplo práctico, si un usuario necesita subir una plantilla de ventas para varios vendedores, puede hacerlo directamente desde SharePoint. Estas plantillas, una vez subidas, pueden ser accesibles y modificables desde Excel, permitiendo una gestión de datos dinámica y en tiempo real.
Conclusión: Ventajas de la Integración SharePoint y Excel
Este método no solo simplifica la gestión de archivos y datos entre SharePoint y Excel, sino que también ofrece una solución robusta para procesos que requieren la carga y actualización masiva de datos, como los presupuestos o los informes de ventas. La capacidad de consolidar y manipular archivos adjuntos directamente desde Excel abre nuevas posibilidades para sistemas multiusuario donde la velocidad y la eficiencia son cruciales.
Esperamos que este enfoque os inspire a explorar nuevas formas de integrar y manipular datos entre SharePoint y Excel, maximizando así la eficiencia en vuestras tareas y proyectos diarios.
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