Filtros avanzados en Excel: filtrar por una lista de criterios
El filtro normal de Excel va perfecto cuando eliges entre pocos valores. Pero cuando te dan una lista de cincuenta albaranes y hay que sacarlos de una tabla de miles, acabas filtrando de uno en uno, copiando y pegando — horas perdidas en una tarea que no aporta nada.
El filtro avanzado resuelve eso de golpe: le pasas un rango de criterios con toda la lista y te deja la tabla reducida exactamente a lo que buscabas. El único requisito es que la primera celda de tu lista lleve el mismo nombre de columna que la tabla original.
Una opción del menú que casi nadie usa
Los filtros avanzados están en el menú de Excel, a la vista, y aun así son de esas opciones que se usan poquísimo. Merece la pena conocerlos porque en ciertas tareas concretas te ahorran horas.
El punto de partida es una lista con dos columnas —albarán y precio, aunque podrían ser tantas como quieras— y un encargo muy típico: te dan una serie de albaranes y hay que sacarlos de ahí para tener el resumen de esos precios.
Por qué el filtro normal no sirve aquí
El filtro estándar de Excel está muy bien y permite buscar rápido dentro de la tabla. Es perfecto cuando tienes pocos elementos entre los que elegir.
El problema aparece cuando lo que te dan es un listado largo de referencias, documentos o números de identificación. Entonces lo que se acaba haciendo —y se ve constantemente— es esto: buscar el primer valor, copiarlo, ir a la tabla, filtrar por albarán, coger el resultado, copiarlo, pegarlo en otra hoja de resumen. Y otra vez. Y otra vez.
Es una tarea que aporta poquísimo valor y que consume una cantidad de tiempo absurda. Especialmente en cuadres, o cuando hay que cruzar una lista completa contra otra para ver si cuadran o para localizar diferencias.
Cómo funciona el filtro avanzado
Lo que te permite el filtro avanzado es aplicar muchos criterios de golpe al mismo campo. Es decir, pasarle la lista entera en una sola operación.
Está en la pestaña Datos, en la sección de filtros, en la opción Avanzadas. Al abrirlo pide dos rangos:
- Rango de lista: la tabla que quieres filtrar. Si tienes el cursor dentro, Excel normalmente ya la detecta sola.
- Rango de criterios: aquí está la clave. Te vas a la hoja donde tienes el listado de albaranes que quieres extraer y lo marcas entero.
Aceptas, y la tabla se reduce de golpe exactamente a los registros de tu lista. Ya puedes copiar y pegar el resultado donde vayas a trabajarlo.
El único requisito que hay que respetar
Hay un detalle que, si se te pasa, hace que no funcione: la primera celda de tu rango de criterios tiene que contener el nombre del campo tal como está en la tabla original.
Si la columna de la tabla se llama "albarán", tu lista de criterios debe llevar "albarán" como cabecera. Es así como Excel sabe sobre qué campo aplicar el filtro.
Se puede ir más allá
El rango de criterios puede tener más de una columna, y entonces empiezas a combinar condiciones de campos distintos. Es otra forma de usar la herramienta, muy potente.
Pero el caso donde de verdad brilla, y el que conviene tener localizado, es este: cuando hay que rescatar referencias concretas de listados muy grandes y el campo por el que filtras tiene muchísimos valores distintos.
Para qué lo vas a querer
Es un truco que se usa muy poco y que, según la tarea que tengas delante, es realmente útil porque acelera muchísimo la búsqueda en listados: cuadres, comprobar si una lista completa casa con otra, localizar defectos o ausencias.
Son tareas que hay que hacer y que en ocasiones son precisamente las que hacen que uno acabe odiando un poco Excel. Ya que hay que hacerlas, hagámoslas lo mejor posible — y esta es una solución que permite quitarse de encima un montón de horas perdidas para poder concentrarse en lo que sí aporta: el análisis.
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