Es muy probable que con anterioridad hayas escuchado hablar del diagrama de Gantt, pero no sepas qué es ni para qué se utiliza exactamente, por lo que a continuación te vamos a explicar todo lo que debes saber al respecto, algo importante dados sus numerosos beneficios a la hora de planificar y gestionar proyectos.
¿Qué es un diagrama de Gantt?
Un diagrama de Gantt es una herramienta gráfica muy útil para la planificación de proyectos, teniendo como finalidad el exponer el tiempo que se dedicará para distintas tareas o actividades a lo largo de un tiempo. Gracias a él se consigue tener una vista general de todas las tareas programadas, en la que todas las partes implicadas podrán conocer las tareas por completar y la fecha en la que deben realizarlas.
De esta manera, a través de estos diagramas podemos conocer, entre otros, la siguiente información:
- La fecha en la que comienza y llega a su fin un proyecto.
- Se indican las tareas que son parte del proyecto.
- Se podrá observar quienes están trabajando en cada una de las tareas.
- Fecha programada de inicio y fin de las tareas.
- Tiempo estimado de lo que se tardará en realizar cada tarea.
- Cómo se superponen las tareas y/o si existe algún tipo de relación entre ellas.
¿Cuál es el origen del diagrama de Gantt?
El diagrama de Gantt fue creado hace más de un siglo, en el año 1910 por parte de Henry Gantt, quién buscaba una herramienta gráfica que pudiese ayudarle a la hora de tener una vista general de la programación de un proyecto.
La primera versión del diagrama de Gantt, no obstante, fue desarrollada por parte de Karol Adamiecki, quién fue el inventor del armonograma en el año 1896. Este publicó sus hallazgos en idioma ruso y polaco, lo que hizo que hubiese más dificultades para los países de habla inglesa. En 1910, Henry Gantt popularizó en Estados Unidos un gráfico similar, que en combinación con el anterior dio origen a lo que ahora se conoce como diagrama de Gantt.
El ingeniero estadounidense aplicó este tipo de diagramas en 1917 para la planificación de la construcción de barcos en la Primera Guerra Mundial. Se trata de un instrumento analítico con tanto poder que no sufrió ningún cambio durante casi un siglo.
Antes de que existiesen los ordenadores, el diagrama de Gantt era realizado a mano, aunque con el paso de los años ha ido evolucionando hasta un punto actual en el que se realizan en computadoras a través de software. Hasta la llegada de los ordenadores, estos diagramas eran dibujados a mano y las revisiones se realizaban de forma manual.
¿Para qué sirve?
El diagrama de Gantt se utiliza principalmente para tres finalidades, que son las siguientes:
- Crear y gestionar un proyecto completo: Un diagrama de Gantt sirve para visualizar los componentes básicos de un proyecto y así poder tener una organización del mismo en tareas más reducidas y gestionables.
- Logística y dependencias de las tareas: Estos diagramas se pueden utilizar para supervisar la logística de un proyecto. Estas dependencias hacen que una tarea nueva solo se pueda iniciar cuando se ha completado otra, y si una de las tareas se retrasa, las incidencias asociadas se reprograman de forma automática.
- Supervisión del progreso de un proyecto: Mientras los equipos registran el tiempo que van a ser empleado en incidencias, es posible supervisar el estado en el que se encuentran los proyectos y llevar a cabo los ajustes necesarios para supervisar el progreso del mismo.
Componentes de un diagrama de Gantt
Por lo general, en un diagrama de Gantt se encuentran los siguientes elementos:
- Fechas: En este tipo de diagramas deben aparecer las fechas de inicio y finalización que permiten que los gestores del proyecto puedan tener una visión clara del momento en el que dará comienzo y en el que llegará a su fin el proyecto en su totalidad.
- Tareas: Cada proyecto se compone de diferentes subtareas, y gracias a ellas se puede hacer un seguimiento de las mismas para que no haya retrasos en todo el proceso.
- Plazos de tiempo estimado: Un diagrama de Gantt nos indica cuándo hay que realizar cada una de las tareas. De esta forma ayuda a la hora de poder garantizar que cada tarea será completada en tiempo y forma, y que todo el proyecto llegará a su final en el tiempo estimado.
- Tareas independientes: Algunas tareas pueden llevarse a cabo en cualquier momento, mientras que otras tendrán que ser completadas antes o después de que otra tarea de comienzo o llegue a su fin. En el propio diagrama se pueden indicar las tareas que dependen de otras.
- Progreso: Gracias al diagrama se puede conocer de manera exacta cómo se está desarrollando el proyecto, ya que queda de manera clara la representación de las tareas ya completadas. Así pues, es posible tener una vista general de cuánto queda por hacer y conocer si el proyecto se desarrolla a tiempo.
Ventajas del uso de este diagrama
Hacer uso de un diagrama de Gantt en un proceso de gestión de proyectos lleva asociadas numerosas ventajas, entre las cuáles deben mencionarse las siguientes:
- Claridad: Un diagrama de Gantt desglosa diferentes tareas y líneas temporales en una única vista general, pudiendo así tener claro en qué fase del proyecto se encuentra el equipo. Además, se podrá conocer la organización de las tareas y los recursos destinados a cada una de ellas.
- Comunicación: Los equipos los utilizan para reemplazar reuniones y actualizaciones de estado.
- Motivación: Al tener una vista general clara, los miembros de un equipo son más conscientes de su rendimiento general. De seta manera pueden adaptar su rutina de trabajo y podrán comprender mejor el impacto de los retrasos en el proyecto. Ayudan a fomentar la colaboración y organización de las tareas.
- Gestión del tiempo: Estos diagramas ayudan a la hora de establecer plazos de tiempo realistas, indicando en que periodo se debe completar cada tarea.
- Flexibilidad: Los proyectos acostumbran a sufrir modificaciones, y contando con una vista general es posible ajustar tanto tareas como recursos para alcanzar el fin del proyecto en el tiempo establecido.
Crear un diagrama de Gantt en Excel
Excel es una herramienta excelente para crear y gestionar diagramas de Gannt.
Te invitamos a consultar los tutoriales que Nacho ha publicado en Influexcel en los que explica con detalle como crear un diagrama de Gantt en Excel.
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