¿Qué es Excel? Su importancia para las empresas

¿Cuál sería una de las cosas más importantes en tu empresa? Organizar la información y así sacar el mejor provecho de tus datos. Por tanto, tus empleados deben saber qué es Excel y tener un amplio conocimiento en el manejo de este programa. ¿Necesitas conocer esta herramienta? Te lo contamos.

Excel ¿Qué es?

Cuando hablamos de Excel nos referimos a un programa que está diseñado para que puedas realizar muchas operaciones por medio de una de hoja de cálculo que tiene muchas funciones y avanzadas fórmulas.

¿Qué tipo de software es Excel? Totalmente informático y fue implementado por las grandes mentes que también crearon Microsoft Office, una tecnología avanzada y especializada. Con este programa puedes hacer trabajos de contaduría, finanzas, ordenar datos y realizar muchas otras tareas.

Esta hoja de cálculo es la columna principal de todo este programa. Allí es donde colocarás y trabajarás con números de una manera intuitiva y muy sencilla. Cada vez que trabajes en ellas y termines, puedes guardarla en un archivo y seguir colocando todas las que desees, esto se llama libro de trabajo en Excel.

Otro detalle interesante de Excel son las cuadrículas de las celdas en las que colocarás los números e incluso el texto que desees. Además, allí también pondrás cada una de las fórmulas que te mencionamos al principio para que te permitan hacer una determinada función.

Cada una de estas celdas están agrupadas en columnas, filas y puedes ordenarlas también alfabéticamente o con los números. A medida que estés haciendo tu trabajo, podrás editarlo de la manera que desees.

Sin embargo, ¿Qué hay de las imágenes? ¿Qué pasa si quiero colocar una ilustración que acompañe lo que estoy explicando? Si te preguntas esto no te preocupes, ya que con Excel puedes hacerlo.

Tienes la opción de colocar tablas, estadísticas, gráficos de barras, circulares, en 3D o dinámicos que expliquen una mejora o quizás una baja que tuviste en tu empresa. A medida que coloques todos los datos, junto a las fórmulas, Excel hará todo por ti. Cada información que tengas de nivel personal o administrativa, déjalo en las manos Excel.

No hay duda de que es un programa excelente. De hecho, en las escuelas en las que los jóvenes y también los niños ven informática como materia, ya les enseñan Excel o por lo menos los pasos básicos y estos quedan muy impresionados.

Así que, aunque te hemos dado el concepto de lo que es Excel, para que puedas conocerlo bien debes entrar a este maravilloso programa y realizar el trabajo que desees. Al vivir tus propias experiencias con él te animará a usarlo siempre.

¿Para qué sirve Excel en una empresa? ¿Cuál es su importancia?

¿Cuál es la diferencia entre Excel y otros programas como PowerPoint, Word y otros más? No hay duda de que con estos dos últimos programas puedes realizar buenos trabajos, pero una de las cosas que más se maneja en una empresa son los números.

Solo piénsalo, estos te dan respuesta a todo, si hay un avance, si hay una desmejora, si se requiere de ayuda profesional y especializada, si existe progreso o no, son en realidad muchas las cosas que te indican las cantidades numéricas.

¿Quién puede estudiarlas, analizarlas y desarrollar una respuesta rápida? Sin duda alguna Excel. Las empresas necesitan dar reportes, organizar ciertos datos, evaluar cada uno de los procesos que se desarrollen dentro de la misma. Y ¿Quién puede dar una óptima respuesta a esto? Una vez más, «Excel».

¿Recuerdas las tablas y gráficos que te mencionamos unos párrafos arriba? Por medio de estas imágenes junto a las funciones avanzadas en Excel, sus fórmulas y hojas de cálculo, podrás manejar mejor cada uno de los datos que tengas en tu empresa y que exista orden y un buen funcionamiento dentro de la misma.

Funciones de Excel en la empresa

Las empresas están sumergidas en el mundo de las finanzas, de negocios, de la administración, de dar y ver resultados. Por eso es muy importante que cuando busques un empleo tengas conocimiento básico o avanzado en Excel.

Sin embargo, si manejas una empresa, sea grande o pequeña, ¿Ya estás usando Excel? Sus fórmulas, funciones y su manera de darnos una respuesta rápida hacen ver que es imprescindible para una compañía.

Piensa en este dato, las empresas que en su sistema están implementando Excel para analizar toda su información, son 23 veces más efectivas al momento de obtener nuevos clientes. ¡Impresionante! ¿No te parece?

Ahora bien ¿Qué funciones y fórmulas usan más estás empresas? Queremos mencionártelas a continuación y así puedas comenzar a implementarlas.

• La fórmula Sumar.Si: es una de las principales fórmulas usadas en las empresas. En ocasiones no deseas sumar todas las cantidades, sino que solo quieres sumar los datos que cumplen una función significativa. También te permite sumar un valor con otro rango y así evaluar cómo te ha ido con cierto procedimiento.
• La fórmula Contar.Si: esta pertenece a las funciones estadísticas. La puedes usar, por ejemplo, para verificar cuántos productos se vendieron en una fecha determinada. Es considerada una de las más útiles y usarla es muy sencillo.
• La fórmula Si: es sencilla, pero será la mejor amiga de tu empresa. Con ella puedes evaluar los datos, valores y ver cuál es cierto y cuál es falso. También te ayudará con los gráficos que desees hacer.
• La fórmula Concatenar: con ella puedes agrupar las celdas que te interesen en ese momento en vez de unirlas todas. La consigues en las funciones de texto.
• La fórmula Buscar V: es una fórmula muy interesante y rápida. Es decir, cuando deseas buscar a uno de tus empleados, pero tienes cientos de ellos. Puedes aplicar esta fórmula al colocar el número de la cédula de identidad de él. Esto también sirve con un producto al buscarlo por un código. Ganas muchísimo tiempo con esta fórmula.

Estas son solo algunas de las fórmulas que se usan en Excel, esperamos que tengas la experiencia de implementarlas y puedas notar mayor productividad en tu empresa.

Beneficios de Excel para tu empresa

Analizar información, ordenar, organizar es algo cotidiano en las empresas y muchas veces poder hacerlo no es tan fácil. Excel ha sido una gran solución en esto para las grandes compañías de ahora.

En realidad, esto no es nuevo. Desde la creación del primer Excel y su implementación en las empresas, el desarrollo de estas mejoró a un cien por ciento con gran rapidez.

¿Qué es lo que Excel nos permite hacer en realidad? ¿Es solo ver cómo van las ventas? No, también puede ayudar en el que tú y tus empleados puedan aprovechar y manejar mejor el tiempo.

Una organización clara dentro de tu empresa es fundamental. ¿Cómo se logra? Estableciendo metas y un tiempo específico para poder obtenerlas. ¿Cómo ayuda Excel en esto? Te ayuda a crear buenos horarios y calendarios que dividirán las tareas en importantes y urgentes. Así podrás saber qué es lo primero que debes hacer y tus empleados también.

Así que vamos a realizar la pregunta una vez más, ¿Qué es lo que Excel nos permite hacer en la empresa? A fin de que quede claro vamos a enumerarlos.

• Almacenar datos importantes.
• Ofrece una organización clara.
• Analizar informes.
• Genera reportes para el día.
• Puede recuperar los datos perdidos.
• Otorga análisis concretos y específicos.
• A través de las fórmulas puedes resolver las operaciones que desees.
• Crea horarios y calendarios muy específicos.
• Ordena las tareas a realizar con toda claridad.
• Indica el progreso y dónde están las fallas a resolver.
• Puede mostrar imágenes y gráficos para dar los resultados.
• Obtener información necesaria.

Entonces, ¿Qué es Excel? ¿Qué significa para tu empresa? Es progreso, mayor productividad, es señal de orden, organización y de menos errores. No hay duda, es la clave para el control y buen funcionamiento de la empresa. Y en INFLUEXCEL somos expertos en Excel, podemos ayudarte.